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西安會議活動策劃執行的九大要素!

作者:西安漢風 發布日期:2018/5/14 關注次數: 二維碼分享

會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動,大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創造經濟效益等方面具有特殊的作用。近年來隨著國家的繁榮,與對文化形象的重視,會議活動也越發頻繁。

那么,如何做好一場活動呢?

活動就是一部沒有劇本的電影,出錯了,無法重頭再來。你無法預測活動上回出現任何變故。但是,你可以事先做好計劃,以便應對隨時會出現的意外。一場活動到底包含哪些呢?

01 活動方案

活動策劃涉及到的三大核心問題:

做策劃方案前需要關注以下幾個重點問題,下面我們一一分析這幾大要素。

活動目的

在做方案前需要對活動目的的制定需要對傳播主體有一個精準的分析。因此策劃活動前,一定要對企業形象現狀進行診斷,從而為選擇的活動目標和方法提供依據。


西安會議活動策劃


活動主題

活動主題是對活動內容的高度概括,對整個活動起著指導作用。主題設計得是否精采、恰當,對公眾活動成效影響極大。這個被精煉出的主題具有唯一性、相關性和易于傳播性,能輕而易舉地將活動推向高潮,且任憑時光流逝,依舊鮮活如初。

活動對象

即對目標受眾進行分析和定位?;疃且圓煌姆秸攵圓煌哪勘昕突д箍?,因此只有確定了目標客戶,才能制定有效的活動方案。經濟條件、生活習慣、價值觀念、利益要求等的差異都會使目標客戶群體呈現不同的特點。總之,對目標客戶群體了解越徹底,公關目標就越有針對性,實行效果也就越好。

方案需要包括:會議名稱、時間、地點、模擬、主要內容、議程、擬出席領導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛、工作班子組成及職責分工等。

02 預算控制

我們都知道,一場活動的預算、資源、時間、目標等都是有明確限制的。因此先確定預算,再制定計劃其實是相對穩妥的辦法。


確定必須成本、來賓交通及接待、場地費用和搭建、資料禮品的準備,納入非必須成本、表演和娛樂、主持人等。

03 活動報備

根據國家大型活動實行申報備案制,舉辦大型活動前,承辦單位(或具體執行單位)須提前20天向當地公安機關及消防部門申報;申報同意后,由承辦單位(或具體執行單位)向當地安監部門備案,同時由安監部門負責通報有關部門和單位。報備方案中需注意一下兩個問題

安排會場警衛和交通疏導

通知相關部門做好會場今晚及交通疏導工作,防止會議過程中出現意外情況。規模較大的會議,由于到會車輛較多,要安排交警在會場附近進行交通疏導。

電力保障

會前與供電部門溝通聯系,安排保電任務,同時安排會議場所進行內部檢修?;嵋楣討謝剮璋才拋ㄈ酥蛋?,以便應對突發情況。


04 媒體公關

在邀請媒體的時候,需要事先清楚對方需求,是不是需要提供專用的設備車停放處?需要可以鋪設電纜的地方?媒體設備的接口是哪種?如果需要私下采訪,需要備好房間供其使用。

05 預訂會場

會議時間確定之后,要立刻與會議場所聯系溝通,預定會議室,并安排做好先期工作。同時需要預定會議期間參會人員的用餐及住宿。

06 會議邀請

按照會議時間要求,落實登記與會人員,必要的進行電話核查、督促,統計匯總后向有關領導報告后向與會人員發出邀請。

會議邀請一般由會議的承辦單位負責起草,然后有關部門和領導審核簽批。起草會議通知要做到準確情形下。通知包括:會議名稱、主送單位、主要內容、報道時間和地點、參會范圍、報名要求、有關事項等。要及時準確下發會議通知,使參會人員有充裕時間做好準備,避免重發、錯發、漏發。并且會議邀請中需包含

注:擬寫領導及嘉賓出席安排,獲批后及時通知。幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送,確保及時送到相關領導手中?;崆鞍胄∈痹俁猿魷斕冀幸淮問只絳盤嶁?。

07 人員安排及資料準備

項目組一般包括:項目組長、策劃、執行、設計、攝影攝像、禮儀、速記、同傳等人員。在選擇小組成員的時候,需明確小組成員工作職責,做到專人專項,從而提高工作效率。

需要設定會議目標與細致的會議議程。作為會議的組織者,要對此次會議的目標和意義做出清晰的判斷。根據需要實現的目標,對會議的節奏進行拆分,按照合理的邏輯去規劃每一階段的議題。同時需要根據議程,對資料進行收集整理。包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等證件的制作,需根據會議主題,從易于識別、方便管理、利于安排的原則設計制作。


會議活動策劃


08 會場布置

要從會議性質、領導及嘉賓人數、主席臺大小及方便領導入席等方面綜合考慮,布置背景板、易拉寶等活動物料。

編制座區圖,擺放座簽

根據統計整理后的與會人員名單,合理安排與會人員的會場座次,座區圖和座簽要反復進行核對,防止遺漏、重復,防止出現錯別字。

檢查音響和燈光

根據會議議程安排話筒的數量和擺放位置,并嚴格落實“三檢查”:布置會場時檢查;會前半小時檢查;會前十分鐘檢查。

會議用車

大型會議活動,需要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調度,車輛較多時要編排乘車分組,并對車輛進行編號。

09 活動總結

活動結束后需要對這次活動進行總結歸納從而向客戶或領導匯報。對于活動執行過程中,需將出現的問題匯總并尋找出現問題的原因,避免下次類似的問題再次發生?;疃⒉皇且幌畹ヒ壞墓ぷ?,而是一個有計劃的,以創造性的方法解決復雜具體問題的過程。但是所有這些過程都需要一個強有力的執行,否則之前所做的一切努力都是竹籃打水一場空。

舉辦活動需要注意的問題還有很多,一場大型活動找一個專業的公關公司必不可少,西安漢風展覽展示公司是一家專業的西安會議活動策劃公司,等服務.咨詢電話:029-85338062,18691631169,18629518869.



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