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如何做好會議活動策劃?

作者:西安漢風 發布日期:2018/6/30 關注次數: 二維碼分享

隨著企業和機構的增加,各種大大小小的會議也日益多了起來。一般企業會議都會考慮請專業的會議活動策劃公司來完成。因為會議策劃是一項非常系統、繁雜而重要的項目。

專業的會議活動策劃公司能解決會議所產生的一系列繁雜問題:

1、專業的會議策劃能夠幫助我們節約成本

一般來說舉行一次大型會議,成本相對來說普遍較高,這其中就包括了尋找場地以及設施選擇的花費。

由于缺乏專業會議中心的相關數據比較,公司和機構往往會錯選一些價格相對較高但服務卻不一定優質的會議場所。

而專業的會議策劃機構,對各大會議中心的相關資料了解得比較全面,能夠幫助企業和機構選擇性價比很高的會議場所。


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2、專業的會議策劃能夠幫助我們節約時間

一些大型會議的流程相對來說比較復雜,人員相對較多,進行時間也相對較長。

由于缺乏制定大型會議流程的經驗,所以往往會花費很長的時間來進行流程的制定。

而專業的會議策劃機構,對制定會議流程的經驗是非常豐富的,能夠為我們節約大量寶貴的時間,即使是會議時間倉促,也能正常并且成功的進行!

3、專業的會議策劃能夠帶來更好的會議效果

由于缺乏大型會議制定的相關經驗,制定會議流程不一定有自己想要達到的效果。

一個小小環節的差錯或者缺失,導致的就很可能是整場會議的失敗!

專業的會議策劃機構在會議流程的制定方面可以說是專家中的專家,上百次大中型會議制定的經驗使他們對會議的流程制定了如指掌,能夠帶來更好的會議效果。

“美程會展”專注于為政府,協會NGO組織,集團企業提供專業的一站式會議會展及公關活動策劃,執行服務。服務多家世界五百強及國內百強企業,有一支超過10年以上MICE從業團隊,擁有6萬多家國內外會議酒店及全國會議展覽中心會場資源。

在會議策劃公司執行會議之前,都會有一個會議籌備方案。

會議方案是在會議召開前對會議的目的、規模、時間、地點設施、內容、議程、日程、組織形式、會議文件、經費、后勤服務等要素做出周密安排,能促進會議順利進行,取得完滿的預期效果。

▲一般/大型會議方案

【內容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領導、會議出席人員及準備要求、會議組織者的聯系方式、會議說明事項等。

不同的會議類型有不同的會議方案

會議策劃不是簡單的PPT的堆砌,而必須是根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術,為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到較終的會議效果。

好的會議策劃,一定是對具體的執行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有創意才行。

1、具體分析各種情況做出較完美的會議策劃。

2、根據會議的級別,選擇會議舉辦地。

3、根據會議對周邊環境的要求,確定具體舉辦地點。

4、根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前預約。

01 研討會議

研討型會議通常專業性較強,參與的人數不是很多,除非是行業標準討論,一般不會超過100人。

這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。

會場(除一般性的主會場外),通常需要一些小型會所以便分組討論。

主會場的布置除保留主持人外,其他座位應當體現平等精神,發言用的麥克風應該每個座位都有——除非人數小于15人。

關于地點,通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點,較好能在郊區環境優美會所——應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。

02 培訓會議

培訓會議也是專業型會議,通常是企業內部或者教育部門舉辦。

除帶有研討性質外,更多的是技能交流及知識傳授,所以培訓會議對場地的要求相對較高。

除了一般的封閉式會場外,應該還有各類拓展訓練設施或者場地,可能的話還應該有高品質的休閑放松場地。

培訓會議的關鍵點:場地、培訓設施及培訓師。

03 社團會議

社團會議通常為純會議,往往需要發布一些宣言或者決議之類的書面信息。

所以社團會議經常配合新聞發布會舉行。

舉行此類會議,表決設施、現場會員排序及會場控制是關鍵。作預算的時候應當考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。


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04 公益性/技術性論壇

此類會議多為公開性會議,系列分會將是此類會議的特點。

所以會議場所的選擇非常重要,基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場,對會議設施要求也比較高。

同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。

此外,如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求,那么會務交通就成為需要重點考慮的內容。

05 訂貨交流會議

此類會議實際上兼有展覽性質,因此會場的要求相對特別。

理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心,帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。

如果是小型訂貨交流會,可以設立在大型商務型酒店。組織或者代理此類會議的關鍵點是:場地選擇、會場控制、展覽布置。

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